+7 (495) 128-06-80
RU
ВОЗМОЖНОСТИ
Задачи
Эффект
Как это работает
Разработчик
Клиенты
АРХИТЕКТУРА СИСТЕМЫ
Варианты размещения
Сервисы для сотрудников
Компоненты
Получить персональное предложение
ВНЕДРЕНИЕ И СОПРОВОЖДЕНИЕ
Этапы работы
Внедрение
Сопровождение
Получить персональное предложение

Учет автотранспорта — первый шаг к эффективному использованию корпоративного автопарка

Большинство крупных компаний не могут обойтись без собственного автопарка: их подразделения находятся на большом расстоянии друг от друга, сотрудникам надо часто ездить в другие организации, с которыми они сотрудничают, компании занимаются добычей полезных ископаемых и, помимо легковых автомобилей, используют спецтехнику. 

Для таких компаний автопарк — важная рабочая единица. Беспорядок в его работе негативно сказывается на всех рабочих процессах. Расскажем, как организовать эффективную работу автопарка, сделать ее прозрачной и понятной. 

С какими трудностями сталкивается компания при учете корпоративного автотранспорта и как их решить

Зачастую организации приходится решать такие проблемы при учете автотранспорта:

— Машины часто ломаются. Сотрудники автопарка плохо следят за техническим состоянием автомобилей, вовремя их не устраняют, не отправляют на техобслуживание.  

— Появляются задолженности по штрафам, своевременно не продлевается страховка на автомобили, так как информация об этом забывается и теряется в бумагах и письмах.

— Водители устраивают махинации по хищению топлива.

— На ведение многочисленных журналов и составление отчетов по работе автопарка уходит много времени.

— Бухгалтерия жалуется, что в документации по автопарку они находят ошибки и неточности.

— Чтобы получить любые данные по автопарку, его сотрудники обычно долго ищут их в журналах, актах, инструкциях, рассылках, письмах, созваниваются друг с другом, с водителями и сотрудниками компании.

Все эти проблемы выливаются в дополнительные расходы компании на обслуживание автопарка. Организовать грамотный учет автотранспорта — это первое, с чего стоит начать наводить порядок в работе автопарка.

Решить этот вопрос поможет программа по контролю и учету автотранспорта. Компания один раз вносит все данные о транспортном парке в программу и впоследствии получает их в один клик: данные по заявкам, местоположении машин, загрузке водителей, об их расписании, информацию о необходимости оплатить штрафы, продлить страховки, провести ТО, необходимую документацию и отчеты. Программа обеспечивает прозрачность и контроль всех происходящих в автопарке процессов.

Что делать после устранения проблем с учетом автопарка: второй шаг на пути к эффективному управлению автопарком

После того, как компания наладила учет автотранспорта, она по-прежнему может сталкиваться с такими проблемами в автопарке, как:

— Организация неправильно распределяет свои денежные средства и теряет в деньгах из-за неоправданных затрат на содержание автопарка.

— Передвижение автомобилей и их загруженность сложно контролировать. Бывает, что поездка срывается, потому что нет свободных машин.

— Сотрудники компании должны заранее планировать свои поездки, учитывая свои рабочие задачи. Совершение внеплановых поездок часто ставится под вопрос. Это сказывается на качестве их работы.

— Диспетчер распределяет заказы неравномерно: одни автомобили ездят часто и приходят в негодность быстрее, другие — простаивают без дела. 

— Ряд автомобилей закреплены за руководителем компании и топ-менеджерами. Только они могут ими пользоваться. Рядовым сотрудникам не хватает свободных машин и приходится добираться до нужного места на такси или общественном транспорте.

— Водители и сотрудники злоупотребляют положением и используют автомобили в личных целях. Это увеличивает пробег автомобиля и вероятность его быстрой поломки.

— Чтобы решить эти проблемы, следует переходить ко второму шагу на пути к эффективному управлению автопарком — цифровизации поездок на автомобилях корпоративного автопарка. 

Цифровизация поездок — это организация перевозок сотрудников на автотранспорте организации, при которой все процессы строятся на цифровых данных о текущих заявках, местоположении машин, загрузке водителей, об их расписании. Если организация располагает этими данными, то она может сопоставить и объединить их для более грамотного использования машин, что полностью изменит подход к управлению автопарком.

Провести полную цифровизацию поездок на машинах вашего автопарка позволяет программный комплекс «ТМ:Корпоративные поездки». Этот комплекс помогает сократить время подачи авто и увеличить количество выполненных заказов,а  также снизить время простоя автопарка и упростить контроль водителей. 

Как цифровизация поездок с помощью «ТМ:Корпоративные поездки» помогает в эффективном управлении автопарком

1. Быстрое и удобное оформление заявки на автомобиль
Обычно сотрудники заранее планируют график поездок и оставляют заявки на поездки диспетчеру. Заявки копятся на столе диспетчера, иногда теряются. Если сотруднику внезапно пришлось куда-то поехать, то на поиск свободной машины у диспетчера уходит много времени. 

После внедрения программы диспетчер сможет быстрее оформить заявку в карточке заказа: внести все данные сразу, как поступит заявка. Также сотрудник сможет самостоятельно оформить заявку через мобильное приложение. Это упростит заказ автомобиля и сократит ожидание. А программа уже сама подберет свободный автомобиль.

2. Равномерное распределение заявок между автомобилями и водителями
Обычно диспетчер сам распределяет заказы, выбирает автомобиль. Могло получиться так, что один автомобиль выполнит в два раза больше заказов в день, чем другой. Такой автомобиль выходит из строя быстрее. Также и с водителями: одни водители работают больше, чем другие, и быстрее устают. Это сказывается на их сосредоточенности и внимании во время поездки.

Программа, наоборот, подберет свободный автомобиль с учетом нагрузки между машинами автопарка. Заявки будут распределены равномерно. В техническом плане это означает, что у машин будут равномерные пробеги и затраты на техобслуживание выравнятся. Водители же будут не так уставать и внимательно следить за дорогой.

3. Контроль работы водителей и сотрудников
Чтобы узнать местоположение и статус водителя, обычно диспетчер должен созвониться или списаться с ним. По-другому получить эту информацию нельзя. Поэтому водитель или любой другой сотрудник компании мог ездить и решать свои личные дела на служебном автомобиле.

После внедрения программы работа водителей становится прозрачной. Все данные о водителе можно отследить в программе: когда водитель начал и закончил смену, его местоположение, откуда и куда ездил, сколько поездок в день, месяц, год совершил, какая у них была средняя длина. Это позволяет исключить холостые пробеги автомобилей и поездки сотрудников по личным нуждам.

4. Сокращение количества неиспользуемых автомобилей
Без программы компании сложно оценить действительную загруженность автопарка — какие-то машины простаивают, другие ездят без перерыва. Программа позволит проанализировать реальную загруженность корпоративных автомобилей. Компания сможет оценить их необходимость и отказаться от ненужных без ущерба продуктивности.

5. Переиспользование машин
В некоторых компаниях определенное количество машин закреплены за директорами или отделами. В распоряжении рядовых сотрудников остается мало машин, и они всегда заняты, потому что востребованы. Директора, наоборот, ездят не так много, машины простаивают.

Программа позволяет оптимизировать использование корпоративного автотранспорта: создать пул общих автомобилей и распределить использование этих машин между всеми сотрудниками равномерно. Каждый автомобиль будет совершать несколько поездок в день, перевозя разных сотрудников.

6. Совместное использование корпоративного автотранспорта
Кроме того, что один автомобиль может развозить разных сотрудников, этот же автомобиль может перевозить сразу нескольких сотрудников. Программа сама формирует составные заказы и подбирает удобный автомобиль.

Например, обычно из аэропорта сотрудников с одного рейса забирают отдельные машины, хотя поездки можно совершить на одном автомобиле. Или, когда несколько точек назначения находятся недалеко друг от друга, эти заявки может также вывезти один автомобиль. 

Многократное использование машин, увеличение числа поездок, сокращение холостого пробега и времени ожидания — вот основные и важные эффекты от цифровизации автопарка, которые позволяют оптимизировать процессы перевозок и снизить затраты на его содержание.